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2016-08-08
ERP专栏之五十四
数据对ERP系统的重要性
  ERP行业里流传很广的一句话是“三分技术,七分管理,十二分数据”,由此可见,数据对于ERP系统的重要性。数据如人体的血液,是系统运行的支撑和前提,基础数据则是系统信息的根源,由此构筑统一的信息共享平台。
  一、什么是基础数据
  ERP系统的基础数据量大面广,从不同角度可以有不同的分类,如静态数据和动态数据。静态数据是不随时间或其它数据变化而变化的数据,是企业公用的数据,同时又是动态数据的基础。静态数据包括系统设置所用到的数据和系统运行实际业务所用到的数据。动态数据是每笔具体业务发生时产生的数据,它随时间点不同而变动。
  ERP系统就是根据这些基础数据,按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表,供企业的决策者来掌握经营生产状况,从而进行分析和决策的。
  二、如何整理基础数据
  基础数据整理是实施过程头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错的部分,是一项艰苦细致的工作。我们可以从以下几个步骤进行数据的整理。
  1、成立数据小组,确定工作进度。数据小组的职责是分析数据准备的范围,建立ERP编码体系,组织必要的培训,制作数据搜集表格模板,监督数据收集质量,并负责数据的最终导入和使用。在工作执行上,数据小组要根据ERP项目的实施进度,制定基础数据整理的时间表,安排好小组成员的分工,并定期召开小组会议,沟通问题,推进工作。
  2、数据整理自下而上、先易后难。任何工作都需要讲究方式方法,数据整理概莫能外。ERP基础数据整理一般应遵循先易后难的工作次序,容易整理的公共数据先行整理,需要多次求精的局部数据后行整理。静态数据相对固定,且花费时间长,可以先开始整理,动态数据在系统切换前整理即可。
  3、把好数据录入关。各部门报来的数据不是孤立无关的,数据小组在收齐基层报来的数据后,必须做好各部门人员的沟通与协调工作,综合平衡后再进行统计汇总。然后,备份电子文档和纸制文档,并注明整理人员、完成时间和最后版本,再由专人录入系统。
  三、基础资料的后续维护
  数据质量是数据的生命,错误的数据不但没有任何意义,而且干扰生产。对于静态数据和动态数据都要不断调整和优化,这是长期的、无止境的。及时录入是保证数据质量的前提。单据录入不过夜,不搞积压突击录入,数据延迟录入会造成系统数与实际数不一致,系统可信度和实用度降低。持续维护是提高数据质量的保证。不管如何努力,数据都不大可能百分百的准确,重要的是在具体工作中,通过系统运行结果与实际进行校验,不断修正数据和参数,使其逐步贴近生产、符合实际。
  总之,基础数据整理是个艰苦细致的工作,数据质量的提高是个渐进和求精的过程。实施ERP的企业一定要高度重视基础数据的整理,如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求,系统切换上线只是水到渠成,ERP发挥效益也将近在咫尺。

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