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2016-12-05
ERP专栏之六十
集团ERP首批试点上线运行侧记
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  10月17日,随着集团Oracle ERP财务系统和Peoplesoft人力资源系统正式向试点企业用户开放,标志着集团ERP首批试点顺利切换上线。
  ERP项目实施作为集团一项跨年度、跨业态、跨企业、跨部门的重点工作,在集团总裁室的领导下,在集团总部各部室、各公司、中心的大力支持和配合下,经过各试点单位的全员参与,近7个月的通力协作与密切配合,顺利完成了首个阶段性工作。首批项目的成功上线,不仅提升了实施企业财务、人力资源集约化的信息化管理能力,也为后续ERP项目群其他项目实施起到良好的示范作用。
  集团ERP首批项目主要包括集团本部与百联股份的财务管理模块,集团本部、百联股份与全渠道公司的人力资源核心管理模块的实施。在财务管理支柱实施中,集团财务管理部与百联股份财务管理总部抓住ERP实施契机,对现有财务管理流程、科目体系结构进行了全面优化、梳理和更新,借助ERP系统模块进行了核算流程固化,实现了财务管理流程规范性和执行效率的全面提升。在人力资源管理支柱实施中,项目实施团队利用人员信息、岗位职级标准模板对现有人员、职级岗位等信息进行全面收集、清理和系统录入,搭建集团内部自上而下一体化的统一人力资源管理系统,实现了人力资源数据集约化管理,人力资源管理模块包含的相关信息将成为未来ERP组织、岗位审批层级数据来源。首批项目中实施的“集团-下属公司”财务管理母子环境、统一客商管理平台、网上费用报销平台、资金管理平台和人员信息管理平台等新模块、新功能,在系统层面基本实现了项目伊始集团领导提出的“从严管理,规范管理,提升管理效率,保证企业健康有序发展”的ERP管控要求。
  ERP系统实施是一项复杂的系统性工程,集团财务管理部、集团人力资源部、百联股份、全渠道公司作为集团ERP首批项目实施单位,既肩负着ERP先行者和排头兵的光荣使命,也面临着实施过程中出现的各类困难和挑战。业务方案的反复斟酌、数据收集的及时准确、系统测试的全面覆盖、上线切换的平稳过渡、业务变革的理解接受,都考验着各个实施项目组在不同实施阶段的执行力、项目管理能力、沟通协调能力以及项目成员的投入和韧劲。以财务管理支柱实施为例,除集团本部和百联股份总部外,首批实施范围涉及62家门店、近600名财务人员,收集和处理各类财务数据数十万条。在整个实施过程中,实施项目组通过安排多次领导班子成员参加的ERP项目动员会明确和强调ERP实施参与各方职责和要求,通过制定ERP项目实施考核制度和流程确保项目实施资源投入和实施工作质量,通过专题研讨会、视频录制等手段提高项目内部沟通效率。同时,考虑到新ERP系统与原有ERP系统在管理理念和操作习惯上的差异,为确保用户对未来ERP流程和系统功能熟练掌握,实施项目组在集团教培中心的支持下,特别组织了覆盖超过300人次的高密度、集中式ERP培训和实际操作考核。集团商业互联部作为集团ERP的后勤部门,在有限的资源条件下,利用现有集团机房设施,在短时间内完成了ERP基础环境和网络搭建、大量软硬件采购及部署,有力保障了集团ERP首批项目能够按时上线。ERP项目实施商凯捷、IBM和项目管理咨询公司德勤在首批项目实施过程中各司其职、兢兢业业,为项目实施提供了有质量的专业服务。
  正如一位参与财务管理支柱实施关键用户所说“ERP系统实施不仅是从用友到ORACLE的系统切换,更是新旧不同管理理念的碰撞与提高”,实施ERP的目标不仅仅是替换信息系统,更是为了支撑集团业务模式转型、管理流程重塑、产业格局和组织架构再造需求。因此,首批项目上线仅仅是集团ERP实施的第一步,ERP建设工作仍然任重而道远。对于已经上线的企业来说,ERP系统用户需要快速适应新理念、新流程和新系统,及时反馈业务操作中遇到的问题和ERP系统提升建议,与实施商一起继续完善和优化已上线系统。
  集团ERP首批项目上线验证了集团ERP整体规划,检验了集团ERP项目管理章程和管理制度,在取得上线成果的同时,也在实施过程中发现了许多不足和提升之处,对于目前正在实施的全渠道公司财务和供应链模块,以及未来将要实施的集团ERP群其他项目而言,需要充分吸取首批实施项目积累的经验和教训,进一步优化ERP项目管理流程和方法,有效控制和防范实施过程中的各类风险;更需要参与此项工作的全体同仁,进一步统一思想,齐心协力,认准目标,按照集团ERP整体规划,扎实推进各项工作,确保集团ERP项目按既定时间节点准时上线运行。
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